事務系の仕事で作業効率を高める方法

パソコンやスマートフォンを使おう

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身の回りの環境を整えよう

わかりやすいファイル名をつけよう

書類のデータなどは、パソコン内のファイルに入れて保管すると思います。
たくさんのファイルがあると、いちいち中を見て確認しなければいけません。
使いたいファイルがある時に、1つずつ確認して探す方法は効率が悪いです。
手っ取り早く目的のファイルを探すためには、名前をつけてください。

写真を入れるファイルは、何の写真か具体的に書きましょう。
写真だけでは、目的の写真を探せません。
ファイルを探す時間ももったいないので、早く見つけられる工夫をしましょう。
定期的に必要なファイルと、そうでないファイルを見極めてください。
使い終わったデータでも、最低1年は保管しましょう。
1年が経過して使わないと思ったら、処分しても問題ありません。

デスク上を整理整頓しよう

事務仕事をしていると、ハサミやテープ、ホチキスなどを使います。
デスクの上が汚いと、どこに何があるのかわかりません。
文房具を探していると、一時的に作業がストップしてしまいます。
すぐに必要な文房具を取り出せるように、整理整頓しましょう。
作業しやすくするためには、デスクの上にはあまりものを置かない方がいいです。

ペンケースや卓上カレンダーだけ置いて、あとは引き出しにしまってください。
頻繁に使うものは、引き出しの1番上に入れておきましょう。
あまり使わないものは、下の引き出しで構いません。
何処に何をいれるのか前もって決めておくと、取り出しやすいです。
引き出しに付箋を貼って、入っているものを書き込むのもいい方法ですね。


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